Programming and Application(编程与应用)

用WORD编发E-MAIL和FAX

董占山

（中国农科院棉花所，河南安阳，455112）

在Windows 95系统下，如果安装了Microsoft Exchange，Word借助它的功能就可以方便地编发E-MAIL(电子邮件)或FAX(传真)。下面介绍在WORD中直接将Word文档作为电子邮件或传真发送给指定收件人的具体方法。

向传递名单中添加收件人信息

在编发电子邮件之前，您首先要选择收件人，将他们加入到传递名单中，这样您就可以使用“发送”命令将Word文档直接发送给您的客户或亲朋。将收件人地址添加到传递名单中的方法步骤如下：

1. 单击“文件”菜单中的“添加传送名单”命令，弹出“传送名单”对话窗口；
2. 单击〖地址〗按钮，打开“地址簿”对话窗口；
3. 单击“显示名称来源”列表框，可以从邮局通讯录、个人地址簿等上选择地址；
4. 从窗口左边的“名称”列表框选中合适的收件人；
5. 单击中间的〖收件人〗按钮，将选中的收件人添加到右边的列表框中；
6. 单击〖确定〗按钮关闭“地址簿”对话窗口，“传递名单”对话窗口的左上角的名单列表框中就包含了您刚刚选定的收件人姓名；
7. 单击〖添加名单〗完成传递名单的添加工作。

发送E-MAIL

用WORD编写好电子邮件后，就可以通过文件菜单中的“发送”命令发送邮件了。这里分已选定收件人和未选定收件人两种情况，其具体步骤分述如下：

已选定收件人的情况

如果您已经使用“文件”菜单中的“添加传递名单”命令将邮件的接受人姓名地址添加到传递名单中了，那么单击“文件”菜单中的“发送”命令，弹出发送邮件对话窗口，再单击〖确定〗按钮，即可将邮件发送给传递名单中的所有收件人。

没有选定收件人的情况

如果在发送邮件时，传递名单是空的，那么单击“文件”菜单中的“发送”命令，会弹出WORDMAIL窗口，单击其中的〖收件人〗按钮，弹出选定收件人地址的对话窗口，再执行与“向传递名单中添加收件人信息”类似的步骤，最后单击“常用”工具栏上的“发送”按钮或“文件”菜单中的“发送”命令，即可发送已编辑好的邮件了。

发送传真

用WORD发送传真可以简单地使用打印命令来完成，其过程就好象用打印机打印文件一样。将当前活动文档以传真形式发送出去的操作步骤为：执行“文件”菜单中的“打印”命令，从打印对话窗口的“打印机”列表框中选中传真设备，如“Microsoft传真”，单击〖确定〗按钮，打开发送传真向导，您可以根据向导的提示，设定收件人的传真号和传真的类别等信息，直至向导运行完毕为止，单击〖完成〗按钮，系统就开始发送传真了。

如果您在打印设备列表中找不到传真设备，那么您需要设置MS Exchange，将传真设备添加到系统中，之后您就可以用WORD编发传真了。