保护你的WORD文档
董占山
（中国农科院棉花所，河南安阳，455112）
用过WPS的读者都知道，可以给自己的文档文件加一个口令，以阻止他人非法查看自己的文档，起到了一定的安全保护作用。那么，目前已在国内普及的MS
Word能否给文档文件设置口令呢？回答是肯定的，而且功能更加强大。Word提供了多种文档保护功能，简介如下：
①文档打开权口令：目的是防止未经许可（也就是不知道口令）的用户非法打开文档，查看或修改文档内容，这种功能相当于WPS为文档文件所加的口令；
②文档修改权口令：允许不知道口令的用户以只读方式打开文档，随意查看文档内容，但是不允许修改文档内容，若用户对文档进行了修改，只能将修改后的文档以另外的名字保存到磁盘上，不更改原文档文件；
③建议用户以只读方式打开文档：这一功能是在打开文档时，弹出一个提示窗口，提示用只读方式打开文档，以免在查看文档期间，对文档产生不良的影响，如增加无用内容、删除有用信息；
④文档审阅权口令：当文档需要在编辑部内部各编辑之间传递时，可以采用这一功能，设定这一保护后，只允许给文档添加批注和修订标记，而不允许进行其他修改；
⑤表单域保护口令：用表单域创建表单时，使用该功能可以禁止其他用户更改您指定的节。
上述5项功能都可以组合起来使用，也就是说，你可以同时为文档设定打开权口令、修改权口令、审阅权口令等。一般来说，第1、2两种口令最为常用，下面详细讲述这两种文档保护方法。
一、创建口令
要使用口令保护文档，必须先为文档设定特定的口令，并重新保存文档，以便使口令生效。
(一)设定文档打开权口令
- 打开欲设定文档打开权口令的文档；
- 单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出如图1所示的对话窗口；
图1
保存文档的“另存为”对话窗口
- 单击〖选项〗按钮，弹出如图2所示的选项对话窗口；
图2
设定文档保护口令的选项对话页
- 单击“文件共享选项”组框中的“保护口令”编辑框，键入文档打开权口令，然后单击〖确定〗按钮，弹出如图3所示的确认口令对话窗口；
图3
文档保护确认口令对话窗口之一
- 在“请重新键入保护口令”编辑框中键入刚设定的口令，加以确认，然后单击〖确定〗按钮返回；
- 单击〖保存〗命令更新文档文件。
（二）设定文档修改权口令
- 打开欲设定文档修改权口令的文档；
- 单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出如图1所示的对话窗口；
- 单击〖选项〗按钮，弹出如图2所示的选项对话窗口；
- 单击“文件共享选项”组框中的“修改权口令”框，键入文档修改权口令，然后单击〖确定〗按钮，弹出如图4所示的确认口令对话窗口；
图4 文档保护确认口令对话窗口之二
- 在“请重新键入写保留口令”编辑框中键入刚设定的口令加以确认，然后单击〖确定〗按钮返回；
- 单击〖保存〗命令更新文档。
注意：最好保存一份文档保护口令及对应文档名称的清单，防止过一段时间之后，连你自己也将口令遗忘了，使文档再也无法打开或解除保护，造成不不要的损失。
二、使用口令
当设置了文档打开权口令之后，在打开该文档时，首先会弹出如图5所示的输入口令对话窗口，要求输入正确的文档打开权口令，口令输入完毕，单击〖确定〗按钮即可。
图5 输入文档打开权口令对话窗口
若口令输入正确，文档会正常打开；否则，会弹出图6所示的提示窗口，提示文档打开权口令输入错误，单击〖确定〗按钮返回。重复打开文档的步骤，在图5所示窗口的“输入文件口令”编辑框中重新键入文档打开权口令，注意口令字母的大小写（检查Capslock键是否开启）必须正确，然后单击〖确定〗按钮。
图6 输入文档打开权口令错误时的提示窗口
当为文档设置了修改权口令之后，在打开该文档时，首先会弹出如图7所示的输入文档修改权口令对话窗口，要求输入正确的文档修改权口令，输入口令后，单击〖确定〗按钮即可。
图7 输入文档修改权对话窗口
若输入了正确口令，文档会正常打开；否则，会弹出图8所示的提示窗口，告诉口令输入错误，单击〖确定〗按钮返回，你可以在“口令”编辑框中再次输入文档修改权口令，单击〖确定〗按钮。如果你不知道文档修改权口令，单击〖只读〗按钮，以只读方式打开文档，可以查看文档内容。
图8 输入文档修改权口令错误时的提示窗口
三、修改或删除口令
修改与删除文档口令其实十分简单，只要你将文档正常打开，可以按照下列步骤来修改或删除文档保护口令。
- 单击“工具”菜单中的“选项”命令；
- 单击“保存”对话页标签，切换到设定保存选项的对话页，如图2所示；
- 将“文件共享选项”组框中的“保护口令”或“修改权口令”编辑框中的内容删除或者进行修改，即可删除或者更改当前的“文档打开权口令”或“文档修改权口令”；
- 单击〖确定〗按钮返回；
- 单击“常用”工具栏上“保存”按钮，保存文档，以后再打开文档时，就不再出现要求输入所删除的文档保护口令，或者需要在输入口令编辑中输入新设定的口令。
©董占山Zhanshan Dong
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