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用Word创建DBF数据库的分类报表

董占山

（中国农科院棉花所，河南安阳，455112）

使用Word您可以创建一些需要大量打印的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分，这些文档被称为合并文档，要创建合并文档，可以使用“工具”菜单中的“邮件合并”命令轻松地达到目的。

一般来说，任何形式的合并文档都有两个文件组成：一个主文件和一个数据源。主文件中包含着每个打印文件所共有的标准文字和图形；数据源中包含着需要变化的信息，如姓名、称呼、地址、电话、传真号等。当主文件和数据源合并时，Word能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。如果将DBF数据库作为合并文档的数据源，那么就相当于为数据库创建各种分类报表。下面我们就介绍用WORD创建DBF数据库分类报表的方法步骤。

1. 创建主文档

首先我们要创建一个文档，它将包括所有分类文档都有的文字和图形，作为主文档使用。步骤如下：

1. 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，创建一个空白文档；
2. 输入每个分类文档都需要的文字和图形；
3. 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出另存为对话窗口；
4. 在“文件名”编辑框中输入合适的文件名称；
5. 单击〖确定〗保存文档；
6. 单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，弹出邮件合并帮助器；
7. 单击“主文档”下的〖创建〗按钮，弹出创建主文档菜单；
8. 单击“分类”命令，弹出对话窗口；
9. 单击〖活动窗口〗按钮，那么就将当前的活动窗口当作分类文档的主文档使用，至此主文档已经创建好了。

如果您还没有创建主文档，那么可以单击〖新建主文档〗按钮，以创建分类文档的主文档。当返回邮件合并帮助器后，单击〖编辑〗按钮，对主文档进行编辑，输入通用文字和图形等内容，并保存它。

2. 打开数据源

如果将已经存在的DBF文件当作数据源使用，可以采用下列步骤选择并打开它。

1. 单击邮件合并帮助器的“数据源”选项下的〖获得数据〗按钮，弹出一个菜单；
2. 单击菜单中的“打开数据源”命令,弹出打开数据源对话窗口；
3. 单击“文件类型”列表框，选中“所有文件”；
4. 单击“查找范围”列表框，查找DBF数据库文件所在的文件夹；
5. 在“名称”列表框中找到需要的DBF数据库文件，选中它；
6. 单击〖确定〗按钮打开它；打开数据源后，弹出一个对话窗口；
4. 单击〖编辑主文档〗按钮，切换到主文档编辑状态。

3. 编辑主文档

创建了主文档并打开了数据源，需要在主文档中插入合并域和必要的Word域，用来连接主文档和数据源。

3.1 插入合并域

通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并文档时，使用那些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。插入合并域的步骤比较简单：

1. 将插入点移到待插入合并域的位置；
2. 单击“邮件合并”工具栏中的〖插入合并域〗按钮；
3. 从弹出的合并域列表框中选中一个合适的域即可。

注意：合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。如果您直接键入或使用“插入”菜单中的“符号”命令插入符号“《》”，Word将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通文字对待。

您欲问为什么，请您在合并域上单击，按<SHIFT+F9>键，显示域代码，可以看到MERGEFIELD域代码，如{MERGEFIELD 姓名}。不要更改MERGEFIELD域指令中的域名，该域名必须与数据源域名行中的域名完全一致。

3.2 插入Word域

通过在主文档中插入几种Word域，可以在最终的合并文档中包含更多的信息，并且可以控制数据的合并方式。插入这些域的通用方法是：

1. 将插入点移到主文档的合适位置；
2. 单击“邮件合并”工具栏上的〖插入Word域〗按钮，弹出一个菜单；
3. 单击某一个菜单命令，可以打开与之对应的对话窗口或直接插入域代码到主文档。

使用ASK和FILLIN域，可以使Word合并每个数据记录与主文档时，提示用户输入数据源中没有的可变信息，这些信息将打印在特定的分类文档上，进一步增强了邮件合并的灵活性。还可以使用IF域，以达到有条件地显示信息；使用SET域设置书签，以便在合并文档中多次使用这一书签所代表的内容。还有MergeRec、MergeSeq、Next、NextIf、Skipif等域，灵活地运用这些域，可以简化许多邮件合并中的工作。关于这些域的具体使用方法，请您参阅Word的联机帮助信息。

4. 设置查询选项

对于DBF数据源中的数据，我们可能只想使用某些符合条件的记录来创建分类文档，那么就需要首先设置查询条件之后，再执行合并，以便过滤掉不符合条件的记录。设置查询条件的方法如下：

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“邮件合并帮助器”按钮 ；
2. 单击邮件合并帮助器“合并数据和文档”下的〖查询选项〗按钮，单击弹出窗口的“筛选记录”选项卡标签，切换到筛选记录对话窗口；
3. 单击“域”列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名；
4. 单击“比较关系”列表框，选择合适的关系运算符；
5. 在“比较对象”编辑框中输入欲比较的文本；
6. 如果有第二个条件，首先单击与上面条件的关系列表框（第一列），从中选择“And”、“Or”等；然后在其后的列表框和编辑框中输入比较条件；
7. 如果有还多个条件，那么重复第6步，直到输入所有的查询选项为止；
8. 输入完毕，单击〖确定〗按钮返回。

5. 记录排序

为了让数据源中符合条件的记录在分类文档中按一定的顺序排列，还需要进行记录排序，方法如下：

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“邮件合并帮助器”按钮；
2. 单击邮件合并帮助器“合并数据和文档”下的〖查询选项〗按钮，单击弹出窗口的“排序记录”选项卡标签，切换到排序记录对话窗口；
3. 单击“排序依据”下拉列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名；
4. 单选“递增”或“递减”互斥选项钮；
5. 如果有多个排序字段，在下面的两个“以及”列表框中选中它们，并设定排序的方法；
6. 单击“确定”按钮开始排序。

Word最多可以用3个字段作为排序的依据，对数据库中的记录进行排序，一般来说这对我们已经足够了。

6. 合并数据源和主文档

做完了上述工作，我们就可以合并文档了，以创建所需的分类文档。有几种方法可以完成合并，现介绍如下。

合并到文件

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到文档”按钮即可。

合并到打印机

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮；
2. 单击弹出的打印对话窗口的〖确定〗按钮即可。

在一定记录范围内合并

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“邮件合并”按钮，弹出一个对话窗口；
2. 单击“合并到”列表框，选择邮件合并的目的地，可以选择新建文档、打印机、电子邮件；
3. 单击“要合并的记录”组框中的互斥钮和编辑框可以确定使用数据源的记录范围；
4. 单击〖合并〗按钮即开始创建分类文档。

7. 应用实例

下面以一个Visual dBASE的国家信息数据库为例，介绍如何创建分类主文档和设定查询选项，以得到不同的分类报表。

7.1 国家信息数据库结构

这个国家信息数据库包括6个字段，其中一个是Binary类型的字段，在这里我们不处理它，该数据库的结构见表1所示。

表1 国家信息数据库COUNTRY.DBF的库结构

7.2 主文档的内容

按本文前面所述的步骤创建一个分类主文档并打开Country.DBF作为数据源，然后在分类文档中插入一个1行3列的表格，并分别在各单元格中插入一个合并域，这时的主文档如下：

7.3 各种条件下产生的分类文档

1.不排序也不设置查询条件时，产生的分类报表如下：

注意：表格的第一行是在分类文档中添加的，下面所有的报表均是如此。

2.按国名排序但不设置查询条件时产生的分类报表如下：

3.按GNP(国民生产总值)排序，但设置查询条件时产生的分类报表如下：

4.按GNP排序，且设置GNP大于1000为查询条件时产生的分类报表如下：

5.按GNP排序，设置GNP大于1000和面积大于10万平方公里为查询条件时产生的分类报表如下：

8. 小结

由上述的例子可以看到Word具有十分强大的功能，用它的“邮件合并”功能可以创建DBF数据库的分类报表，并且十分方便实用，只需要生成合并的分类文档，然后对分类文档进行少量的加工，就可以直接打印输出，比用dBASE数据库管理系统要方便许多，因此我建议广大读者不妨试试这种方法。