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利用WORD的水平标尺加快文档编撰

董占山
在WORD页面视图模式下编辑文档时，工具栏和正文区之间有一个水平标尺，它包含两个尺心，一个以灰色显示，代表页面的宽度和页边距的大小，称为页面标尺；另一个嵌套在页面标尺之内，以白色显示，表示版心的大小，称为版心标尺。水平标尺上分布着许多标记，一般有段落标记、制表位标记、分栏标记。拖动水平标尺上的这些标记，可设置制表位、栏宽和段落缩进格式和缩进量、版心的大小，及打开页面设置、段落、制表位、分栏、单元格高度和宽度等对话窗口。如果标尺没有显示，单击"视图"*"标尺"命令即可。灵活使用水平标尺可显著加快文档的编撰速度。

设定版心大小：将鼠标指针移到水平标尺上版心标尺的左（右）边，使鼠标指针变成一个水平的双箭头（形如? ），按下鼠标左键不放，左右拖动鼠标指针可以改变版心的宽度，当大小合适时，放开鼠标左键即可。设定段落缩进格式和缩进量：使用水平标尺上的段落格式设置的标记可以快速设定段落格式及缩进量。段落格式标记有：首行缩进标记，段落左边界标记，段落右边界标记。

设定段落左（右）缩进量的方法是：选定欲设定左缩进量的段落，单击水平标尺上的段落左边界标记（段落右边界标记）的下部，在标记下方出现一条垂直的虚线，按下鼠标左键不放，拖动该标记左右移动，当达到合适位置时，放开鼠标左键即可。

段落的特殊缩进格式是针对段落首行的缩进格式，分不缩进、首行缩进、悬挂缩进三种。设定方法是：选定欲设定首行缩进格式的段落，将鼠标指针移动到水平标尺的首行缩进标记上，按下左键，在标记下方出现一条垂直的虚线，这时按下鼠标左键不放，拖动该标记左右移动，在合适的位置放开鼠标左键即可。

同时选定多个段落时，如果这些段落的缩进格式和缩进量不同，那么水平标尺上的段落缩进标记以第一段的为准，缩进量不同的标记呈按下状态，以示段落格式的差别。如果想让选定块内其他段落的某个缩进格式和缩进量与第一段相同，只需要单击相应的段落缩进标记即可达到目的。

设定制表位：水平标尺的最左边有个小按钮，上面显示一个制表位对齐方式符，称为"制表位对齐方式"按钮，制表位对齐方式钮有：左对齐钮，居中对齐钮，右对齐钮，小数点对齐钮，竖线钮。

为段落添加制表位的方法是：选定待设定制表位的段落，单击"制表位对齐方式"按钮，使其变为合适的对齐方式钮，将鼠标移到水平标尺上欲设置制表位的地方，单击鼠标左键，即可增加一个该对齐方式的制表位，移动鼠标到下一个位置单击，又可以增加一个同样的制表位，依此类推，可以给一个段落添加多个制表位。

当一个段落上设置了若干制表位后，若某个或某些制表位的位置不合适，就需要移动或删除制表位。移动的方法为：将鼠标指针移到待移动的制表位上，按下鼠标左键不放，在水平标尺上左右拖动它，到合适位置后放开鼠标左键即可。删除的方法为：将鼠标指针移到待删除的制表位上，按下鼠标左键不放，把它拖到水平标尺最左边的"制表位对齐方式"按钮上，松开鼠标左键即可。

设定分栏格式：当插入点移到分栏的文档中或表格中时，在水平标尺上会显示出每个栏目的宽度，在两个栏目的交界处，水平标尺上会显示一个分栏标记，类似于一个微缩表格的小方块，当鼠标指针移到其上时，会变成一个左右箭头（形如?）指针，表示可拖动鼠标指针，以改变栏宽。值得注意的是如果仅仅是想扩大或缩小某一个栏目的宽度，而不想同时改变其他栏目的宽度，需要先按下组合键，再拖动鼠标指针。

精确设定各种格式：如果想精确设定水平标尺上的某一位置，譬如段落缩进标记的位置时，大部分时间觉得鼠标的移动步长太大。如果先按下键，再用鼠标拖动水平标尺上的各种标记，在水平标尺上不但会出现表示各种距离的具体数字提示，而且鼠标的移动步长会显著地缩小，根据提示可以精确设定各种标记的位置。

快速启动WORD命令：除此之外，还可双击水平标尺上的特定部位，启动几个相关WORD命令：（1）双击水平标尺上除各种标记之外的区域，可打开"页面设置"对话窗口，相当于单击"文件"*"页面设置"命令；（2）双击任何一个段落标记，可打开"段落"对话窗口，相当于单击"格式"*"段落"命令；（3）双击版心标尺上的任何一个制表位，可打开"制表位"对话窗口，相当于单击"格式"*"制表位"命令；（4）若插入点在表格中，双击水平标尺上的分栏标记，可打开"单元格高度和宽度"对话窗口，相当于单击"表格"*"单元格高度和宽度"命令；（5）在非表格分栏区域，双击水平标尺上的分栏标记，可打开"分栏"对话窗口，相当于单击"格式"*"分栏"命令。

©董占山 Zhanshan Dong

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