深入浅出学WORD（一）
定制WORD 97的环境
董占山
机器有规格，软件也有规格。机器一旦做好，规格就定了，多不能再改变；而软件则不然，不但可随时改变，
而且可由用户根据需要而改变。
WORD一安装好，就可以直接使用。这时，WORD的各项设置（规格）均使用系统的默认值，即微软公司的出厂值
。这些出厂值并非样样合乎你的要求，不合适怎么办？当然是修改他们了。
这一讲我们重点学习如何修改常用的WORD环境配置，使其更加适合个人的需要。单击WORD 97的"工具"*"选项
"命令，弹出WORD的选项对话窗口，这个就像一个特制的笔记本，在窗口的标题条下面有多个类似标签的页舌，
单击任何一个都可以切换到与其关联的对话页，然后可以方便地修改WORD 97的多种默认值。另外，单击"工具
"*"自定义"命令，打开自定义对话窗口，也用来修改部分WORD环境设置。
引子
该讲座中会用到一些特定的术语或概念，为了让初学者更好地理解他们，在使用之前，我将简要地介绍他们。
本讲首先介绍对话页标签和复选项两个概念。
1 对话页标签
所谓对话页标签，就是指多页对话窗口的标题栏下面的多个像标签一样的窗口元素，见下图。单击对话页标签
，可以切换到不同的对话页。这样的对话窗口在有限的空间内容纳了尽可能多的相关内容，节约大量显示空间
。WORD 97使用了大量这样的多页对话窗口。
2 复选项
复选项由一个复选框（一个正方形的框）及其后的说明文字组成，是一种开关式选项。单击鼠标左键，使复选
框中出现一个对勾时，称之为选中；否则，当复选框中为空白时称为选空。
与显示格式相关的设置
WORD有多种视图格式，即多种显示文档的方式。对每种显示方式，为了达到某种目的或效果，比如加快文档显
示速度、增加提示信息等，可以分别设定他们的参数。
1 计算机硬件配置较低，文档编撰速度太慢，你想不想加速？
在普通视图、大纲及主控文档视图下编辑文档时，选中"草稿字体"和"图片框"复选项，可以大大加快文档的显
示速度。一般来说，当文档中含有十分丰富的字体格式和图片时，使用这种显示方式，可以大大地加快显示速
度。
在页面视图和联机版式视图下编辑文档时，选空"图形"可以隐藏在文档中绘制的图形，选中"图片框"使文档中
的图片以一个大小相当于图片的方框显示，这都可以加快这两种视图下文档的显示速度。
2 刚开始学习WORD，对WORD的各项功能不熟悉，增加点提示信息该多好？
刚刚从DOS转移到WINDOWS的用户，使用WORD时，还总惦记着如何用键盘命令完成某项功能。WORD为部分命令提
供了快捷键（键盘命令），只要在键盘上按这些组合键，就可以立即执行对应的命令，这些快捷键也经常被
WORD高级用户使用。但是这些命令不是一下子就可以记住的，那么若WORD经常提醒你实现某一功能的快捷键，
你很快就会记住并熟练地使用他们。怎么让WORD提醒你呢？方法是：单击"工具"*"自定义"命令，弹出自定义
对话窗口，单击"选项"对话页标签，切换到选项对话页，如下图，选中"在屏幕提示中显示快捷键"复选项，单
击"确定"按钮即可。
3 白纸黑字，铁定了吗？不，蓝底白字也OK。
默认状态下，WORD使用白底黑字显示文档，你也许对这种显示模式已经厌倦了。如果是这样，就改成蓝底白字
吧！方法是：单击"工具"*"选项"命令，单击"常规"对话页标签，选中"蓝底白字"复选项即可。
与文件相关的设置
WORD是一个图文排版软件，自然每时每刻都要和文件打交道，所以它提供了众多的与文件相关的选项，正确设
置这些选项，可以使你的工作事半功倍。
1 每次启动WORD后，都要到目录中查找一翻，才能打开上次编辑过的文件，有没有快捷的方法？
WORD 97初次安装后，默认可以在文件菜单中记录最近编辑过的4个文件，此数值能够更改，可为0-9之间的任
一整数。修改的方法是：在选项对话窗口，单击"常规"对话页标签，选中"列出最近所用文件数"复选项，用鼠
标单击右边的编辑框，键入一个合适的数字即可。
假如你输入的数字为6，WORD将记录你最近使用过的6个文件的名称和路径，并将他们作为菜单项，列到文件菜
单中。他们的使用方法和执行菜单命令一样，打开"文件"菜单，用鼠标单击之，即可快速打开文档。
当多人共同使用WORD时，为了防止自己的工作过程被他人跟踪，选空"列出最近所用文件数"复选项，编辑过的
文档名称就不会再显示到文件菜单，能起到一定的保密功能。
2 宏病毒毁了我多少个不眠之夜写就的文稿，有没有高招可以防止宏病毒的干扰？
目前，宏病毒变成了OFFICE用户的一个经常性话题，不时听到某某的计算机被宏病毒攻击的消息，让人感到惶
恐不安。怎么办？WORD 97为此提供了一个简单的解决方案：在打开WORD文档时，自动检测该文档是否含有宏
命令，若有就弹出一个警告窗口，提醒你是否打开文档，若文档来历不明，为了慎重起见最好不要打开它。
设定检查宏病毒的方法是：在选项对话窗口，单击"常规"对话页标签，选中"宏病毒保护"复选项，WORD就可以
检查宏病毒了。
3 .WPS、.XLS、.DBF、.TXT……，太多文件类型，在转换之前让我选择一下吧！
WORD打开非WORD类型的文档时，一般会自动选择一种转换器来完成文档转换，也可以让WORD提示用户，由用户
决定选何种转换器。
在常规设置对话页，选中"打开时确认转换"复选项，使WORD每次在打开一个非WORD文档时弹出提示窗口，让用
户确认使用何种类型的转换器；选空"打开时确认转换"复选项，使WORD自动选定文件类型转换器来完成文档的
转换。
4 不怕一万，就怕万一，请保存一份文档的旧版本！
在DOS系统下使用WS或WPS时，当保存修改后的文档时，系统会自动将老文档改为扩展名为.BAK的同名文件，
WORD同样具有这种功能，但WORD的安装默认值是不保存备份。
让WORD保存备份的方法：在选项对话窗口，单击"保存"对话页标签，选中"保留备份"复选项，即开启此功能。
5 WORD保存文档怎么要花老半天的时间，能不能快点，不能总让我等它吧！
是的，有些时候，特别是计算机硬件档次较低和文档较大时，保存文档总要让人等待。能加快文档保存速度吗
？有的。方法是：在选项对话窗口，单击"保存"对话页标签，选中"快速保存"和"后台保存"复选项，就可以加
快文档的保存速度。
6 又停电了，刚才的活白干了！WORD能否帮帮我吗？
WORD有自动保存文档功能，可以避免长时间编辑文档后，由于突然掉电或操作失误，使工作前功尽弃。
设置WORD定时自动保存文档的方法：在选项对话窗口，单击"保存"对话页标签，选中"自动保存时间间隔"复选
项，在其后的编辑框中输入一个正整数，表示间隔多少分钟自动保存一次。选空"自动保存时间间隔"复选项，
取消自动保存功能。
7 这段时间一直使用WORD设计WEB页，能否让WORD聪明点，提示我将文档保存为HTML格式，而不是WORD格式！
WORD默认的文档保存类型为"WORD 文档"，但不是一成不变的，我们可以修改其默认的文档保存格式，如文本
格式、RTF格式、HTML格式等。
设置WORD的默认文档保存格式的方法是：在保存文档选项对话页，单击"将WORD文件保存为"列表框的下箭头钮
，从弹出的列表框中选择一种文档格式，那么这种格式就变成了默认的文档保存格式，WORD也就成了这种类型
文档的编辑器。
完成上述设定后，当创建一个新文档并首次保存它时，OFFICE助手就会跳出来帮忙，这时只要你单击"使用建议
的格式"就可以了。
8 个人秘密，他人禁看，为文档加上打开口令吧！
默认状态下，WORD文档允许所有人编辑和修改。但是，有些个人文档或机密文档是不能共享的，需要用口令保
护它，让只有知道口令的人才能打开它。
为文档添加打开口令的方法：在保存文档选项对话页，在"打开权限密码"编辑框中输入一个密码，然后单击"确
定"按钮，WORD要求你在弹出的对话框中再输入一次密码，作为确认。返回到编辑状态后，单击"文件"*"保存
"命令，保存一次文档，这样密码就生效了。这项功能只作用于单个文档，所以要为多个文档添加口令，必须多
次重复上述步骤。
9 换个位置查找文档不是更方便吗？
启动WORD后，当要打开一个文档或保存一个新文档时，WORD总是自动将文档路径指向"MY DOCUMENT"目录，你
可能为此而烦恼。想没想过将这个默认的路径改掉，换成你常用的文档保存路径呢？其实，很多人虽然想到了
这一点，但是不知如何才能达到目的。
修改默认文档路径的方法是：打开选项对话窗口，单击"文件位置"对话页标签，切换到文件位置对话页，在列
表框中选中"文档 MY DOCUMENT"一项，单击"更改"按钮，弹出更改路径对话窗口，选择一个合适路径，
单击"确定"按钮返回文件位置对话页，再次单击"确定"按钮即可。
小结
本讲概括地讲解了如何定制常用的WORD默认选项，使其更加符合你的要求。在选项对话窗口中还有多个对话页
，每个对话页上还有众多的选项，都有待你在使用过程中去细心体会并充分利用。
如果你对对话窗口中的某个项目不太明白，有两种方法可以获得帮助信息。一种是用鼠标右键单击该项目，弹
出"这是什么？"的快捷菜单，单击之就会显示一个提示框，简单介绍该项目的功能。另一种方法是用鼠标单击
窗口右上角的问号按钮，然后用鼠标单击想了解详情的项目，将弹出同样的提示框。
©董占山Zhanshan Dong
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