深入浅出学WORD(七)
WORD能处理数据库吗?
董占山
WORD不仅可以把Excel工作表、FoxPro/dBASE数据库等作为数据源添加到WORD文档的表格中，而且可以把
WORD文档表格当作数据库，对其执行多种数据库操作，例如记录的添加、检索、分类、排序等，这些功能给我
们管理WORD文档表格提供了很大的方便，简化了对WORD表格的处理工作。
数据库工具栏
在学习WORD数据库功能之前，首先需要了解WORD的"数据库"工具栏。单击"视图"*"工具栏"命令，打开"数据库
"工具栏，利用这个工具栏可以快速地完成对数据库的各种操作。"数据库"工具栏各个按钮的功能见表1。
表1 数据库工具栏按钮说明
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名称 功能
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数据表单 查看数据库记录内容或向数据库添加新记录
管理域 删除、重命名选定表的域名行，或在其中插入域名
新增记录 在表格底部为新记录插入一个空白表单
删除记录 删除插入点所在的记录
升序 从A开始，按字母或数字递增的顺序，对插入点所在列中的记录进行排序
降序 从Z开始，按字母或数字递减的顺序，对插入点所在列中的记录进行排序
插入数据库 将数据库或其他数据源的信息作为表格插入到文档中
更新域 更新选定的数据库域记录。只有在"插入数据"对话框中选中"将数据作为
域插入"后，这个按钮才能使用
查找记录 在选定的域中搜索指定的记录
邮件合并主文档 切换到与活动的邮件合并数据源相连的主文档中
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将数据文件中的数据添加到WORD表格中
从现有的数据库文件中读入数据，以WORD表格形式插入到当前文档中，分为以下六个步骤。
第一步：选择数据源。单击"数据库"工具栏上的"插入数据库"按钮，弹出数据库对话窗口（图1）；单击"获取
数据"按钮，弹出选择数据源对话窗口，从"文件类型"列表框中选定一种合适文件类型（表2），选中含有插入
数据的文件，单击"确定"按钮打开它。
图1 插入数据库对话窗口
表2 WORD可以读取的数据源文件类型
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文件类型 说明
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WORD文档（*.doc） 指只包括一个WORD表格而无其他文本的文档
RTF格式（*.rtf） 同上
文本文件（*.txt） 具有多个记录且每个记录以特定的字符分割成多个域的文本文件
MS Access 数据库(*.mdb) Access的具有多个表格的数据库文件
MS Excel Worksheets (*.xsl) 具有一个或多个表单的Excel工作表文件
MS Query (*.qry) MS Query的查询文件
dBase文件（*.dbf） dBase的数据库文件
MS FoxPro文件(*.dbf) FoxPro的数据库文件
All Files (*.*) 其他文件
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第二步：筛选记录。如果要根据一定条件插入记录，单击"查询选项"按钮，弹出查询选项对话窗口，单击"筛选
记录"选项卡，切换到筛选记录对话页（图2），在筛选记录选项卡中输入一个或多个条件关系式。
图2 筛选记录对话页
第三步：记录排序。如果需要按一定的顺序插入数据记录，那么单击"排序记录"选项卡，切换到排序记录对话
页（图3），设定记录排序的条件。WORD提供了3个可选的排序依据，也就是说用户可以选择3个数据域（字段）
对插入的数据进行排序。
图3 排序记录对话页
第四步：选择插入域。如果您在文档中不打算插入记录的所有字段，只想有选择地插入几个，单击"选择域"选
项卡，切换到选择域对话页（图4）；通过删除"选定域"列表框中的数据域（字段）来选择插入那些域，如果插
入的表格中希望插入数据域的名称，选中"包含域名"复选框。
图4 选择插入域对话页
第五步：选择表格格式。单击"表格自动套用格式"按钮，在自动套用表格格式对话窗口中选择一种合适的表格
格式即可。
第六步：插入记录。单击"插入数据"按钮，弹出插入数据对话窗口，在"插入数据"组框中选择记录范围，如果
您希望数据插入文档后还可以随数据源的更新而自动更新文档中的数据，请选中"将数据作为域插入"复选框，
单击"确定"按钮，按选定条件将数据插入到WORD表格中。
图5 插入数据对话窗口
管理数据库的域名
对WORD文档中的表格，WORD都可以把它当作数据库进行处理，其中的一项功能是进行域名（就是表格第一行各
列的名称）管理。利用域名管理对话窗口，可以进行三方面的操作：
（1） 增加域名：就是在表格中增加一个新列，并给它命名，相当于插入表格列；
（2） 删除域名：就是删除一个表格列的名称，同时将表格中对应的一列删除，相当于删除表格列的功能；
（3） 重命名域名：就是给已有表格列的名称重新起一个名字，相当于修改表格的表头。
单击"数据库"工具栏上的"管理域"按钮可以打开域名管理对话窗口，在此窗口中，可以方便地完成上述3项工作
。
图6 管理域对话窗口
修改数据库中的数据或向数据库添加数据
在制作WORD表格时，一般是直接在表格单元格中输入数据，有没有更好的办法呢？有。利用WORD提供的数据库
功能可以通过对话窗口向表格中添加数据，使表格的数据输入操作变得更直观和简捷。
用对话窗口向表格输入数据的方法如下：将插入光标移到WORD表格中，单击"数据库"工具栏上的"数据表单"按
钮，弹出数据表单对话窗口（图7），利用对话窗口左下角的数据库工具按钮可以浏览整个数据库，单击"新增
"按钮，可以向数据库添加新的记录，单击"删除"按钮可以删除当前记录。
图7 修改或添加数据记录对话窗口
数据检索
对一个大型的表格，要查找其中的某个或某些特定的记录，可以采用如下方法：单击"数据库"工具栏上的"查找
记录"按钮，在弹出对话窗口的"查找内容"编辑框中键入要查找的的文字，单击"查找域"列表框，弹出域列表框
，从中选中要搜索的域名，单击"查找下一个"按钮，可以在表格中查找记录。注意：要使用上述方法在一个表
格中查找特定记录，那么，这个表格必须是一个独立的文档。
数据排序
您可以方便地对选定的表格进行数据记录排序，方法有两种。
第一种方法：选定表格，单击"表格"*"排序"命令，在弹出窗口的"排序依据"组框中选择欲排序的域名和排序的
方法等项目，单击"确定"按钮进行排序。类似于"将数据文件中的数据添加到WORD表格中"一节中介绍的记录排
序。
第二种方法：将插入光标定位到表格中欲排序的列上，单击"数据库"工具栏上的"升序"按钮，可使光标所在列
以升序排列；单击"数据库"工具栏上的"降序"按钮，可使光标所在列以降序排列。对这种方法，如果表格列中
的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序
是数字、英文、中文。
这两种方法相比较，第一种方法灵活多变，适用面广，实用性强；第二种方法简单易行，但实用性差。如果要
以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，只有使用第一种方法才能完成。当只有一个索
引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用第一种方法。
增加或删除数据库记录
对选定的表格，还可以方便地增删其记录（也就是表格行），通过"数据库"工具栏上的"新增记录"按钮和"删除
记录"按钮可以达到这个目的。
删除记录：把插入光标移到欲删除的记录上，单击"删除记录"按钮就可以将这条记录删除。
新增记录：把插入光标移到表格上，单击"新增记录"按钮，就在表格的最后增加一条空白记录。
小结
如果您能够熟练地运用WORD的数据库功能，可以提高对WORD表格的处理能力，从而提高工作效率。另一方面，
在邮件合并功能中，对数据源的各种处理都是与WORD的数据库功能密切相关的。熟练使用WORD的数据库功能，
有助于对邮件合并功能的学习。
©董占山Zhanshan Dong
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